При подготовке длинного отчёта, дипломной работы или договора часто возникают две проблемы: заголовки выглядят по-разному, а оглавление вручную отнимает много времени. К тому же, когда документ проходит через несколько человек, сложно отследить, кто и что изменил. В этой статье на основе официальных инструкций Microsoft рассказываем о трёх полезных инструментах Word: стилях, автоматическом оглавлении и Track Changes.
Что такое стиль в Word и зачем он нужен?
Встроенные стили — это набор свойств форматирования, который применяется к тексту, чтобы быстро изменить его внешний вид (шрифт, размер, цвет, интервалы и т. д.). Вместо того чтобы форматировать каждый заголовок отдельно, вы выбираете стиль — и во всём документе сохраняется единый вид.
Основные преимущества стилей:
- формат во всём документе остаётся единообразным;
- при изменении стиля весь текст этого стиля обновляется сразу;
- стили заголовков — самый простой способ создать оглавление.
Как создать автоматическое оглавление?
Оглавление в Word строится на основе заголовков документа. Шаги такие:
- Выделите каждый заголовок и назначьте ему стиль Heading 1, Heading 2 или Heading 3 в разделе Home > Styles.
- Поставьте курсор туда, где должно быть оглавление.
- В меню References > Table of Contents выберите подходящий вид.
После добавления новых заголовков или изменения страниц щёлкните правой кнопкой по оглавлению и выберите Update Field — оглавление обновится.
Track Changes: как отслеживать изменения?
Когда вы отправляете документ коллеге или преподавателю, важно видеть их правки. Для этого включите функцию Review > Tracking > Track Changes. После этого:
- удалённый текст отображается зачёркнутым;
- добавленный текст отображается подчёркнутым.
Щёлкнув правой кнопкой по каждому изменению, его можно принять или отклонить. Так вы сами решаете, что останется в итоговом варианте.
Кому эти инструменты нужны больше всего?
- Офисным сотрудникам — отчёты, внутренние документы, письма;
- студентам — курсовые и дипломные работы, рефераты;
- юристам и бухгалтерам — согласование договоров и отчётов с несколькими людьми.
Стили и оглавление делают документ профессиональным, а Track Changes экономит время в командной работе.
Кратко
- Стиль — набор форматирования, быстро меняющий внешний вид текста.
- Стили помогают сохранять единый формат во всём документе.
- Оглавление строится по заголовкам Heading 1, 2, 3: References > Table of Contents.
- Чтобы обновить оглавление: правая кнопка > Update Field.
- В Track Changes удалённое зачёркивается, добавленное подчёркивается.
Если хотите практически освоить Word, Excel и другие офисные программы, напишите в WhatsApp: +994 77 754 10 12
📚 Источники
🌐 Оригинал статьи — на азербайджанском языке; официальные источники доступны на азербайджанском языке.
Другие статьи
Уровни владения языком: что значат A1–C2? (английский и русский)
Что значат A1, B2, C1? Уровни владения языком по CEFR и соответствие им уровней ТРКИ (TORFL) по русскому языку — для изучающих английский и русский.
6 инструментов Excel, которые должен знать каждый
Как работает XLOOKUP и какое главное правило у VLOOKUP? SUMIF, IF, PivotTable и Flash Fill — 6 инструментов Excel, которые упрощают повседневную работу.
Основы бухучёта: активы, обязательства, капитал, доходы и расходы
Что такое активы, обязательства, капитал, доходы и расходы? Простые определения по Концептуальным основам МСФО (IFRS), примеры и краткая заметка о 1С.