Если вы хотите за несколько минут получить краткий отчёт из таблицы продаж или расходов на сотни строк, инструмент Excel PivotTable (сводная таблица) создан именно для этого. Microsoft представляет его как мощный инструмент для расчёта, обобщения и анализа данных. В этой статье на основе официальной инструкции Microsoft пошагово объясняем, как создать PivotTable в Excel для Windows.
Как подготовить данные для PivotTable?
Чтобы PivotTable работала правильно, сначала нужно привести в порядок исходную таблицу. Microsoft даёт следующие рекомендации:
- данные должны быть организованы в столбцах с одной строкой заголовков;
- данные должны располагаться в столбцах, а не в строках;
- заголовок каждого столбца должен быть уникальным и не пустым;
- избегайте двойных строк заголовков и объединённых (merged) ячеек;
- отформатируйте данные как таблицу Excel: выберите ячейку в данных, затем Insert > Table.
Для сложных или вложенных данных Microsoft рекомендует преобразовать их с помощью Power Query (например, отменить свёртывание столбцов — unpivot).
Как создать PivotTable?
- Выберите ячейки, которые хотите использовать.
- Выберите Insert > PivotTable.
- В открывшемся окне подтвердите таблицу или диапазон.
- Выберите, где разместить PivotTable: New Worksheet (новый лист) или Existing Worksheet (существующий лист).
- Нажмите OK.
Нажав стрелку рядом с кнопкой PivotTable, можно выбрать и другие источники: внешний источник данных (Get from External Data Source), модель данных для нескольких таблиц или очень больших данных (Get from Data Model) и Power BI (Get from Power BI).
В какую область попадают поля?
После создания PivotTable на экране открывается панель PivotTable Fields. Чтобы добавить поле, установите флажок рядом с ним. Excel автоматически размещает поля так:
| Тип поля | Область |
|---|---|
| Текстовые (нечисловые) поля | Rows (строки) |
| Иерархии даты и времени | Columns (столбцы) |
| Числовые поля | Values (значения) |
Чтобы переместить поле в другую область, просто перетащите его туда. Например, когда поле «Товар» попадает в Rows, а поле «Сумма» — в Values, вы видите итог по каждому товару.
Сумма, количество и проценты: как считаются значения?
Числовые поля в области Values по умолчанию отображаются как SUM (сумма). Если Excel воспринимает данные как текст, они отображаются как COUNT (количество).
Чтобы изменить тип расчёта, нажмите стрелку рядом с именем поля, выберите Value Field Settings и в разделе Summarize Values By выберите нужную операцию. Number Format в том же окне меняет числовой формат всего поля.
Значения можно показать и в процентах: на вкладке Show Values As окна Value Field Settings выбирается, например, % of Grand Total (процент от общего итога). Чтобы видеть рядом и сумму, и процент, перетащите одно и то же поле в область Values дважды и задайте параметры для каждого.
Как обновить PivotTable после добавления новых данных?
Когда в исходную таблицу добавляются новые данные, построенные на ней PivotTable нужно обновить.
- Для одной PivotTable: щёлкните правой кнопкой внутри неё и выберите Refresh.
- Для нескольких PivotTable: выберите ячейку в любой PivotTable, перейдите на вкладку PivotTable Analyze, нажмите стрелку под Refresh и выберите Refresh All.
Кратко
- Исходные данные должны быть в столбцах с одной строкой заголовков и без объединённых ячеек.
- PivotTable создаётся через Insert > PivotTable.
- Текстовые поля попадают в Rows, числовые — в Values; поля можно перетаскивать.
- Числа по умолчанию суммируются (SUM); расчёт и отображение в процентах меняются через Value Field Settings.
- После добавления данных в источник выполните Refresh или Refresh All.
Если вы хотите онлайн изучить Excel, в том числе подготовку отчётов с помощью PivotTable, напишите в WhatsApp: +994 77 754 10 12
📚 Источники
🌐 Оригинал статьи — на азербайджанском языке; официальные источники доступны на азербайджанском языке.
Другие статьи
Как записаться на онлайн-курс?
Как записаться на онлайн-курс? Курсы Estavor Akademiya, для кого они предназначены и 4 шага, чтобы начать живые онлайн-занятия.
Что такое МСФО, кто их применяет и зачем нужна 1С: для начинающих
Что такое МСФО (IFRS), кто обязан их применять в Азербайджане, какие правила может выбрать малый бизнес и зачем нужна 1С — объяснение для учащихся.
Стили, автоматическое оглавление и Track Changes в Word
Как сделать оглавление в Word и отслеживать исправления? Стили, заголовки Heading и Track Changes — по официальной справке Microsoft.